24 junio 2008

PROCESOS EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Recibo:

La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los aparatos aéreos y los servicios de correspondencia personalizado.
Cuando el procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido de que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentación directamente.
Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:


Correspondencia externa
Correspondencia interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes.
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carácter institucional.


Radicación:

El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria institución.
Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta información es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la recepción.
El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del análisis del flujo de la información, ese posible que se asigne códigos a cada una de las dependencias. En este caso es este el código que registra en el documento.

La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.

Registro:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos: facha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Produce listados sobre documentos en transito porque la información queda registrada automáticamente.

Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar un formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba y que se radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata. Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para registrar el número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de la organización.


Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la información personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga escrito el cargo que desempeña dentro de la organización. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.
2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la aclaración en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación llega a través del correo.

Distribución y reparto

El último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparto. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de la dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin. Siempre habrá dos bolsas para cada dependencia. Una permanecerá en la oficina de correspondencia para guardar la que se recibe y otra en la oficina respectiva para guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el mensajero hace su recorrido hará el cambio respectivo.

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo, en lo posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su destino.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho más práctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano, correo nacional y los servicios especializados de correo.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar control de lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efectúa relacionando los números de radicación y las ciudades de destino de la documentación que el mensajero entrega en cada dependencia (si es interna) o de los que entrega a la oficina de correo (si es externa), por control y aclaraciones posteriores.

DOCUMENTACION

En sentido restringido, la Documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. La Documentación es toda una ciencia, al ser integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito 'multi' o interdisciplinar.

Mucho autores de numerosos escritos tratan de darle un verdadero significado, la consideran como ciencia, otros como una disciplina, y no solo una tecnica de agrupacion de información.
Cada ciencia documental tiene una larga historia, pero la más antigua es sin duda la Archivística. Según el país se mantiene una tradicion o una esquematizacion en el proceso de de ropilacion y procesamiento de la informacion, y la debida tecnica de almacenamiento de los documetos.Es en nuestro caso de una entidad publica que maneja el almacenamiento y la preservacion de la documentacion, como lo el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Tiene que ver con la Gestión del conocimiento, que es como utilizar cualquier clase de información y hacerla productiva o que dé el máximo beneficio, como si se tratara de otro bien económico. Asimismo tiene que ver con Arquitectura de la información o la manera de como se construyen los modelos para los soportes: Internet o encuestas, datos numéricos, fotografías, mapas. Diarios, artículos de revistas

AUTOMATIZACION DE LA DOCUMENTACION

AUTOMATIZACION DE LOS DOCUMENTOS
Principales motivos que justifican la automatización:

La imposibilidad de controlar tanto en el plano físico, como en el técnico, y desde el punto de vista de búsqueda de información.

La imposibilidad de canalizar y exportar racionalmente los flujos de la información.

La imposibilidad de asegurar una cierta precisión informática en la búsqueda, ya que esta cuestión implica la mayor parte de las veces, la utilización de ficheros.

La imposibilidad de acceder de forma directa y rápida a los catálogos o a los mismos fondos a medida que:


NECESIDADES

Se debe contar con recursos materiales y humanos, software y hadware, de acuerdo con las dimensiones que vaya a tener el manejo de la información.

BENEFICIOS


• Reducción de costos de almacenamiento y manipulación de documentos. • Flujos de trabajo automatizado, • Mayor productividad de recursos humanos y tecnológicos. • Acceso simultáneo y rápida localización de los documentos. • Mejora del servicio al usuario. • Soporte inmediato para la toma de decisiones. • Alta seguridad en el manejo de la información a través de los perfiles que nos define el sistema para el manejo de la información, de accesibilidad. • Procesos eficientes.
El acceso a la información dentro de este proceso de administración de procesos documentales debe ser en forma rápida, oportuna y eficaz; debe existir control sobre la circulación, el almacenamiento y la consulta de la información para reducir las posibilidades de daño, corrupción, adulteración y pérdida, fenómeno común dentro de los sectores, tanto públicos como privados. Ocurre que la información se pierde, se pierde la integridad, desaparecen expedientes, documentos. Debemos tener un control sobre todo el proceso y toda la administración.


LOS NUEVOS SOPORTES Y PROCESOS TECNOLÓGICOS EN EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA


Dentro de los procesos lo primero que normalmente se ha hecho es la sistematización de los procesos de recibo y despacho de documentos, a través de un software que nos permite su registro y control, también puede permitir el manejo de tablas de retención documental y el manejo del inventario de los archivos centrales, o de gestión. La sistematización debe permitir el control y la consulta por fecha de recibo, despacho o traslado de documentos entre las diferentes dependencias. Podemos registrar y consultar por la entidad remitente o por destinatario, por la dependencia que se traslada o se le despacha, podemos consultar y controlar por asunto, por actividad, por fecha de respuesta, por medio de envió, consulta sobre los documentos recibidos. Además, podemos parametrizar las búsquedas, obtener reportes de los documentos recibidos y despachados, por ejemplo, por fecha los informes, el recogido del documento, si llego y porque dependencia paso, si se dio respuesta, en qué fecha y con qué numero de carta se le dio la respuesta, se pueden obtener reportes de los documentos respondidos, recordatorios, de los documentos sin responder, tabla de retención documental, reportes de documentos para eliminar, documentos para microfilmar, para trasferencias secundarias. Lo anterior en cuanto al manejo de la correspondencia.

LOS MEDIOS:


Además de los documentos en papel, otro de los medios que se utiliza es el fax. A este se le debe dar el mismo tratamiento que a la demás correspondencia, no manejarlo independiente, tener un registro común, porque es una forma de recibir documentos. Se debe manejar dentro del mismo programa sistematizado. Un dependencia produce una comunicación que requiere ser enviada de inmediato, simplemente se le hace el registro común, se radica para que se haga el despacho por fax. Lógicamente el fax ha sido uno de los medios que nos permitido llegar y entregar información en uno de los medios que nos han permitido llegar y entregar información en forma más rápida que el correo normal. Cuando llega una comunicación vía fax, se le debe hacer el proceso de registro de entrada así como el de salida.
En el caso de manejar grandes volúmenes de información vía fax, se requiere de servidores, y ya existe software para su administración y manejo. Un usuario puede preparar cantidad de respuestas o de solicitudes a través de fax y simplemente programa la hora de envió, el servidor de fax se encarga hacer el despacho de la información.
El correo electrónico, es otro de los medios, uno de los últimos desarrollos, que ha permitido entregar información en forma inmediata y obtener respuestas en forma mucho más rápida que con los sistemas tradicionales.

SOFTWARE

La oferta de paquetes de software de gestión documental ha aumentado de forma notable durante los últimos 5 años. Además de los sistemas de gestión documental básicos, entre los que tenemos: MISTRAL, STAIRS. Elaborados y comercializados por los grandes fabricantes de informática, únicamente para sus propias maquinarias, ya que es posible encontrar paquetes de software que se caracterizan por su gran flexibilidad. Recomendaciones Se deben establecer carpetas para organizar el correo pendiente; se puede hacer una división en urgente, tramitada y copias. Básicamente el sistema permite definir cuál es la urgencia de esos documentos. Otra recomendación es mantener cuentas separadas para asuntos de oficina y asuntos personales. Se tendrá que leer y responder algunos mensajes, la recomendación es hacer dos lecturas una en la mañana y otra en la tarde, para poder administrar esa información.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Los archivos utilizan varios sistemas de ordenacion que materializan la idea de secuencias: Numericos (ordinales y cronologicos), alfabeticos (onomaticos, toponimicos, y tematicos) y los mixtos o alfanumericos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenacion se subordina de las caracteristicas de cada serie.
SISTEMA DE ORDENACION NUMERICOS
Ordinal:
Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamante.
Cronologico:
Consiste en colocar un documento detras de otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentacion ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes, y al final el dia.
SISTEMAS DE ORDENACION ALFANUMERICO
Consiste en la ordencion de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:
Onomasticos
Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo.
Toponimico
Se ordena la serie documental alfabeticamente por nombres de lugares. Ejemplo:
Amazonas
Arauca
Boyaca
Cauca
Tematicos
Se ordena las series documentales por el contenido. Ejemplo:
Actas
Estadisticas
Informes
SISTEMAS DE ORDENACION MIXTO
- Alfanumerico: se oredena la serie documental utilizado a la vez orden albfabetico y numerico cronologico. Ejemplo:
2000 MARINEZ DURAN, jorge
2001 ARIAS ROMERO, julio
- Orden Cronologico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales son numericas y ala vez cronologicas. Ejemplo: Resoluciones
Resolucion 001 2005-01-20
Resolucion 002 2005-02-10

AREAS LOCATIVAS, EQUIPOS, UNIDADES DE ALMACENAMIENTO

UBICACION

- Caracteristicas de terreno sin riesgo, de humedad subterranea o problemas de inundacion, y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de las industrias contaminantes o posible riesgo de atentados u objetos belicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentacion acumulada y su natural incremento.

Aspecos Estructurales

- Si se utiliza estanterias de 2.20 mts de alto, la jresistencia de las placas y pisos deben estar dimensinadas para soportar una carga minima de 1200k/m, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estanterias compacta o de mayor tamaño del señalado.

- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignufugo de alta resistencia mecanica y desgaste minimo a la abrasion.

- Las pinturas utilizadas deberan igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacion.

Capacidad de Almacenamiento.

Los depositos se dimensionaran teniendo en cuenta.

- La manipulacion, transporte y seguridad de la documentacion.
- La adecuacion climatica a las normas establecidas para la conservacion del material documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parametros archivisticos que establezcan los procesos de retencion y valoracion documental.

Distribucion.

- Las areas destinadas para la custodia de la documentacion para la custodia de la documentacion deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivistico, consulta y presentacion de servicios estaran fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como dse regulacion y mantenimiento de las condiciones ambientales en las areas de deposito.
- Las areas tecnicas tendran relacion con las deposito, teniendo en cuenta el necesario aislamiento que debera existir en cuanto a la funcion desarrrolladora, asi como las relaciones de estas con zonas de custodia, recpcion, organizacion y de tratamiento de los documentos.
Articulo 3 Areas de Deposito
El almacenamiento de la documentacion, debera establecerse apartir de las caracteristicas tecnicas de los soportes documentales.



ARCHIVO GENERAL DE LA NACION



18 junio 2008

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Misión
Tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas de las dependencias administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

Objetivos
La Unidad de Correspondencia, es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativo que ingresa a la organización administrativa, provenientes de diferentes fuentes externas, así como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo.
Funciones
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, es decir, que se produzcan tanto dentro como fuera de la Empresa.

Servicios

Las entidades son responsables de la adecuada conservación de su documentación y para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción hasta su utilización para el fin por el cual fueron elaboradas. Tratándose de información guardada en medios magnéticos, deben seguirse las adecuadas instrucciones en relación con su conservación y preservación, debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estén a salvo en los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

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Con este blog trataremos de mostrara una pequeña faseta de la GESTION DOCUMENTAL, en donde encontraremos temas especializados, para la produccion y tramite de documentos, tips necesarios para la verdadera organizacion documental en una empresa.
Porque es bien conocido que la unidad de correspondencia, y el archivo de una empresa es la memoria de una empresa, puesto que en ella podemos encontrar datos exactos de los precedimientos que se han llevado acabo en esta, dandonos a conocer el momento exacto por la que esta viviendo la misma.
En pocas palabras con el archivo vemos la realidad de las situacion que ha pasado la empresa, es por eso, que es de suprema importancia dar una breve introduccion a este tema.

PRODUCCION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Determinado su valor, se definirá entonces el tiempo necesario para la conservación del documento y el lugar adecuado para hacerlo. Estas determinaciones se realizan en un formato que se conoce como retención documental.
La tabla de retención de documentos es una lista de registros por tipo de documento, la serie, etc. Que indica y determina a través del ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y el momento en que deben ser trasladados a la siguiente. Es decir, señala la permanencia de los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de la selección.
La tabla de retención es un resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso descriptivo de la documentación existente (que se refleja en los inventarios) se complementa con la evaluación documental y las necesidades de la administración frente a los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de la selección.
Los objetivos de la tabla de retención:
Ø Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.
Ø Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o histórico.
Ø Estos objetivos se logran siempre y cuando la institución productora y el personal técnico del archivo conforme una comisión evaluadora que permita establecer con claridad sus bases para una política de selección, retención y descarte.
Esta política debe incluir los siguientes pasos:
ü Análisis de los duplicados de los documentos.
ü Identificación del valor administrativo e informativo de los documentos.
ü Definición del valor legal del documento y los requisitos que lo acrediten como testimonio o prueba.
ü Definición del valor histórico la forma adecuada de su conservación para preservar la información que contiene.

Así mismo, debe reflejar las decisiones que en esta materia haya tomado la entidad y su publicación debe ser implantada por la más alta autoridad institucional para que se constituya en una norma de cumplimiento en la producción y manejo de los documentos.
Los datos básicos de una tabla de retención son: la identificación de la entidad y la dependencia generadora de los documentos, el encolumnado, que registrara el nombre del documento, su tipo o serie documental, el tiempo en meses o años que el documento ha de retenerse, los traslados de una etapa a otra y por ultimo su destino final.

PRODUCCION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Determinado su valor, se definirá entonces el tiempo necesario para la conservación del documento y el lugar adecuado para hacerlo. Estas determinaciones se realizan en un formato que se conoce como retención documental.
La tabla de retención de documentos es una lista de registros por tipo de documento, la serie, etc. Que indica y determina a través del ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y el momento en que deben ser trasladados a la siguiente. Es decir, señala la permanencia de los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de la selección.
La tabla de retención es un resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso descriptivo de la documentación existente (que se refleja en los inventarios) se complementa con la evaluación documental y las necesidades de la administración frente a los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de la selección.
Los objetivos de la tabla de retención:
Ø Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.
Ø Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o histórico.
Ø Estos objetivos se logran siempre y cuando la institución productora y el personal técnico del archivo conforme una comisión evaluadora que permita establecer con claridad sus bases para una política de selección, retención y descarte.
Esta política debe incluir los siguientes pasos:
ü Análisis de los duplicados de los documentos.
ü Identificación del valor administrativo e informativo de los documentos.
ü Definición del valor legal del documento y los requisitos que lo acrediten como testimonio o prueba.
ü Definición del valor histórico la forma adecuada de su conservación para preservar la información que contiene.

Así mismo, debe reflejar las decisiones que en esta materia haya tomado la entidad y su publicación debe ser implantada por la más alta autoridad institucional para que se constituya en una norma de cumplimiento en la producción y manejo de los documentos.
Los datos básicos de una tabla de retención son: la identificación de la entidad y la dependencia generadora de los documentos, el encolumnado, que registrara el nombre del documento, su tipo o serie documental, el tiempo en meses o años que el documento ha de retenerse, los traslados de una etapa a otra y por ultimo su destino final.

ARCHIVO

Concepto de archivo

Son muchas definiciones que sobre archivo se puede encontrar, pero todas incluyen los siguientes aspectos:
Conservación ordenada de documentos
Facilidad de consulta
Servicios
Las mismas características de un documento de archivo, servirán para elaborar la definición.
Se puede, entonces, hablar de archivo como un conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo general instituciones, que una vez han cumplido su tramite, deben conservar orgánicamente, esto es, dentro de la sección responsable de su tramite, en el mismo orden en el que se formo el expediente (orden natural) e íntegramente para que se garantice la continuidad de los hechos o actividades y actuaciones administrativas y que será consultado posteriormente con fines administrativos.
Funciones del archivo
Ser la memoria corporativa. Todas las personas tienen una vision distinta de los hechos de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de las personas.
Soportar la toma de decisiones. Las organizaciones dependen de los documentos del pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar ventajas del pasado.
Proveer soporte para posibles reclamaciones. Es decir, facilitar en un momento dado la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluar alternativas.
Cumplimiento de requisitos legales y normativas. Muchas empresas deben cumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención de documentos.
Preservar la historia de la empresa. Los documentos registran la información del pasado, para el futuro. La perdida de documentos distorsiona y altera la realidad, porque se tendrá que partir de supuestos.

Objetivos del archivo

El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su concepción, que se fijen como mínimo los siguientes objetivos:
Reunir ordenadamente los documentos de archivo.
Asegurar una perfecta conservación de la información.
Permitir un servicio de consulta oportuna y eficiente.
Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN SU USO Y ORGANIZACION

La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestión administrativa. La base para una decisión correcta es una información correcta, precisa y oportuna.
Estas variables dependen, en gran medida, de la clasificación y ordenación que con anterioridad se le da a la información que se va a archivar. Esto se debe a que la información que se recibe es heterogénea y empleada para las diferentes situaciones.
La información tiene, además, la connotación de ser dispersada por cuanto la necesitan las demás personas de las organizaciones o de otras organizaciones en un momento dado.
Por las razones expuesta es muy importante saber como y donde se va a guardar esta información.
Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso activo, semiactivo, e inactivo.
Archivo activo: se caracteriza porque su información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión puede estar hablando de la información del año de vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aun se encuentra en trámite. Los documentos aquí archivados temporalmente, servirán de fuente para los archivos semiactivos y permanentes. El archivo activo se denomina también corriente, vigente o de gestión. En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente por otros traslados al archivo semiactivo.
Archivo semiactivo:
Se denomina también intermedio o central. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite, pero que por razones legales, fiscales o administrativos aun siguen vigentes y son consultados en menor frecuencia. El porcentaje de información es de mas o menos un 60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.
Archivo permanente:
Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.
Archivo centralizado:
Un archivo es centralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunido en una sola oficina. Esta organización necesaria supone una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.
El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los documentos, debe velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta.
Un archivo centralizado tiene entre otras, las siguientes ventajas:
Cuenta con personal especializado
Puede controlar la duplicidad de documentos.
Racionaliza la adquisición de materiales y equipos.
La responsabilidad se encuentra del sistema de archivo.
Facilita la unificación del sistema de archivo.
Una de las mayores funciones de este sistema radica en la perdida de tiempo que ocasiona la consulta de información por parte de las dependencias, porque en muchos casos es necesario desplazarse al archivo central a recoger y dejar información, en calidad de préstamo, por ser información activa. Se puede incurrir en el riesgo de fijar demasiado control para el préstamo de documentos. Requiere además de personal técnicamente clasificado para el manejo y control de los procesos de correspondencia y archivo.
Según la organización los archivos se clasifican en:
Archivo descentralizado:
Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la documentación que a ella le compere, si bien sea producida o recibida.
Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización se requiere una definición precisa del flujo de la información y, lo que es mas importante, de una perfecta y permanente comunicación entre las dependencias.
Uno de los mayores problemas que presenta el archivo descentralizado es la falta de un control que permita, en un momento dado, saber exactamente donde se encuentra un documento, si se le dio respuesta oportunamente. Si en todas las dependencias no se lleva un escrito registro de correspondencia, se puede correr el riesgo de extraviar documentos.
Archivo descentralizado con control central:
Es una combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central. Para efectos de facilitar consulta, puede guardarse máximo por un año más alguna información que, según la experiencia, es consultada significativamente.
Archivos satélites:
Este otro grupo de archivos que conserva información técnicamente, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralizados y se les denomina archivos satélites. Es el caso de las secretarias académicas de las instituciones educativas, las hojas de vida de los funcionarios activos, los registros de los proveedores, las investigaciones de mercado, entre otros.