18 junio 2008

ARCHIVO

Concepto de archivo

Son muchas definiciones que sobre archivo se puede encontrar, pero todas incluyen los siguientes aspectos:
Conservación ordenada de documentos
Facilidad de consulta
Servicios
Las mismas características de un documento de archivo, servirán para elaborar la definición.
Se puede, entonces, hablar de archivo como un conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo general instituciones, que una vez han cumplido su tramite, deben conservar orgánicamente, esto es, dentro de la sección responsable de su tramite, en el mismo orden en el que se formo el expediente (orden natural) e íntegramente para que se garantice la continuidad de los hechos o actividades y actuaciones administrativas y que será consultado posteriormente con fines administrativos.
Funciones del archivo
Ser la memoria corporativa. Todas las personas tienen una vision distinta de los hechos de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de las personas.
Soportar la toma de decisiones. Las organizaciones dependen de los documentos del pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar ventajas del pasado.
Proveer soporte para posibles reclamaciones. Es decir, facilitar en un momento dado la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluar alternativas.
Cumplimiento de requisitos legales y normativas. Muchas empresas deben cumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención de documentos.
Preservar la historia de la empresa. Los documentos registran la información del pasado, para el futuro. La perdida de documentos distorsiona y altera la realidad, porque se tendrá que partir de supuestos.

Objetivos del archivo

El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su concepción, que se fijen como mínimo los siguientes objetivos:
Reunir ordenadamente los documentos de archivo.
Asegurar una perfecta conservación de la información.
Permitir un servicio de consulta oportuna y eficiente.
Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN SU USO Y ORGANIZACION

La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestión administrativa. La base para una decisión correcta es una información correcta, precisa y oportuna.
Estas variables dependen, en gran medida, de la clasificación y ordenación que con anterioridad se le da a la información que se va a archivar. Esto se debe a que la información que se recibe es heterogénea y empleada para las diferentes situaciones.
La información tiene, además, la connotación de ser dispersada por cuanto la necesitan las demás personas de las organizaciones o de otras organizaciones en un momento dado.
Por las razones expuesta es muy importante saber como y donde se va a guardar esta información.
Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso activo, semiactivo, e inactivo.
Archivo activo: se caracteriza porque su información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión puede estar hablando de la información del año de vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aun se encuentra en trámite. Los documentos aquí archivados temporalmente, servirán de fuente para los archivos semiactivos y permanentes. El archivo activo se denomina también corriente, vigente o de gestión. En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente por otros traslados al archivo semiactivo.
Archivo semiactivo:
Se denomina también intermedio o central. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite, pero que por razones legales, fiscales o administrativos aun siguen vigentes y son consultados en menor frecuencia. El porcentaje de información es de mas o menos un 60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.
Archivo permanente:
Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.
Archivo centralizado:
Un archivo es centralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunido en una sola oficina. Esta organización necesaria supone una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.
El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los documentos, debe velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta.
Un archivo centralizado tiene entre otras, las siguientes ventajas:
Cuenta con personal especializado
Puede controlar la duplicidad de documentos.
Racionaliza la adquisición de materiales y equipos.
La responsabilidad se encuentra del sistema de archivo.
Facilita la unificación del sistema de archivo.
Una de las mayores funciones de este sistema radica en la perdida de tiempo que ocasiona la consulta de información por parte de las dependencias, porque en muchos casos es necesario desplazarse al archivo central a recoger y dejar información, en calidad de préstamo, por ser información activa. Se puede incurrir en el riesgo de fijar demasiado control para el préstamo de documentos. Requiere además de personal técnicamente clasificado para el manejo y control de los procesos de correspondencia y archivo.
Según la organización los archivos se clasifican en:
Archivo descentralizado:
Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la documentación que a ella le compere, si bien sea producida o recibida.
Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización se requiere una definición precisa del flujo de la información y, lo que es mas importante, de una perfecta y permanente comunicación entre las dependencias.
Uno de los mayores problemas que presenta el archivo descentralizado es la falta de un control que permita, en un momento dado, saber exactamente donde se encuentra un documento, si se le dio respuesta oportunamente. Si en todas las dependencias no se lleva un escrito registro de correspondencia, se puede correr el riesgo de extraviar documentos.
Archivo descentralizado con control central:
Es una combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central. Para efectos de facilitar consulta, puede guardarse máximo por un año más alguna información que, según la experiencia, es consultada significativamente.
Archivos satélites:
Este otro grupo de archivos que conserva información técnicamente, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralizados y se les denomina archivos satélites. Es el caso de las secretarias académicas de las instituciones educativas, las hojas de vida de los funcionarios activos, los registros de los proveedores, las investigaciones de mercado, entre otros.