24 junio 2008

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Los archivos utilizan varios sistemas de ordenacion que materializan la idea de secuencias: Numericos (ordinales y cronologicos), alfabeticos (onomaticos, toponimicos, y tematicos) y los mixtos o alfanumericos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenacion se subordina de las caracteristicas de cada serie.
SISTEMA DE ORDENACION NUMERICOS
Ordinal:
Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamante.
Cronologico:
Consiste en colocar un documento detras de otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentacion ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes, y al final el dia.
SISTEMAS DE ORDENACION ALFANUMERICO
Consiste en la ordencion de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:
Onomasticos
Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo.
Toponimico
Se ordena la serie documental alfabeticamente por nombres de lugares. Ejemplo:
Amazonas
Arauca
Boyaca
Cauca
Tematicos
Se ordena las series documentales por el contenido. Ejemplo:
Actas
Estadisticas
Informes
SISTEMAS DE ORDENACION MIXTO
- Alfanumerico: se oredena la serie documental utilizado a la vez orden albfabetico y numerico cronologico. Ejemplo:
2000 MARINEZ DURAN, jorge
2001 ARIAS ROMERO, julio
- Orden Cronologico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales son numericas y ala vez cronologicas. Ejemplo: Resoluciones
Resolucion 001 2005-01-20
Resolucion 002 2005-02-10

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