18 junio 2008

PRODUCCION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Determinado su valor, se definirá entonces el tiempo necesario para la conservación del documento y el lugar adecuado para hacerlo. Estas determinaciones se realizan en un formato que se conoce como retención documental.
La tabla de retención de documentos es una lista de registros por tipo de documento, la serie, etc. Que indica y determina a través del ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y el momento en que deben ser trasladados a la siguiente. Es decir, señala la permanencia de los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de la selección.
La tabla de retención es un resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso descriptivo de la documentación existente (que se refleja en los inventarios) se complementa con la evaluación documental y las necesidades de la administración frente a los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de la selección.
Los objetivos de la tabla de retención:
Ø Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.
Ø Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o histórico.
Ø Estos objetivos se logran siempre y cuando la institución productora y el personal técnico del archivo conforme una comisión evaluadora que permita establecer con claridad sus bases para una política de selección, retención y descarte.
Esta política debe incluir los siguientes pasos:
ü Análisis de los duplicados de los documentos.
ü Identificación del valor administrativo e informativo de los documentos.
ü Definición del valor legal del documento y los requisitos que lo acrediten como testimonio o prueba.
ü Definición del valor histórico la forma adecuada de su conservación para preservar la información que contiene.

Así mismo, debe reflejar las decisiones que en esta materia haya tomado la entidad y su publicación debe ser implantada por la más alta autoridad institucional para que se constituya en una norma de cumplimiento en la producción y manejo de los documentos.
Los datos básicos de una tabla de retención son: la identificación de la entidad y la dependencia generadora de los documentos, el encolumnado, que registrara el nombre del documento, su tipo o serie documental, el tiempo en meses o años que el documento ha de retenerse, los traslados de una etapa a otra y por ultimo su destino final.

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