UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Misión

Tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas de las dependencias administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

Objetivos

La Unidad de Correspondencia, es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativo que ingresa a la organización administrativa, provenientes de diferentes fuentes externas, así como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo.
Funciones
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, es decir, que se produzcan tanto dentro como fuera de la Empresa.

Servicios

Las entidades son responsables de la adecuada conservación de su documentación y para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción hasta su utilización para el fin por el cual fueron elaboradas. Tratándose de información guardada en medios magnéticos, deben seguirse las adecuadas instrucciones en relación con su conservación y preservación, debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estén a salvo en los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.